Cara Mengelola Event Secara Professional

Kita dapat dengan mudah menyatakan sanggup ketika kita diminta untuk memper temukan beberapa teman lama di restoran sambil makan malam. Yang harus kita lakukan hanyalah mengatur waktu, menghubungi teman yang akan diundang, lalu mempertemukannya di restoran yang telah kita tentukan.

Berbeda halnya dengan ketika kita diminta mengadakan reuni almamater untuk satu angkatan. Tentu tidaklah sesederhana yang kita perkirakan, karena harus mempersiapkan serangkaian aktivitas mulai dari menghitung jumlah undangan, lokasi, konsumsi, isi acara, dokumentasi, hingga masalah dana.

Contoh pada kasus pertama dan kedua sebenarnya memiliki persamaan.

Keduanya sama-sama membutuhkan perencanaan, persiapan, dan koordinasi.

Namun hal yang membedakan adalah banyaknya jumlah undangan. Seperti pada kasus kedua yang jumlah undangannya lebih banyak serta melibatkan banyak orang dengan tanggung jawab yang pastinya lebih besar. Di sinilah dibutuhkan event management.

Event management adalah proses di mana sebuah event direncanakan, disiapkan, dan diproduksi. Seperti bentuk manajemen lainnya, event management meliputi analisis waktu, finansial, sumber daya manusia, produk, pelayanan, dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan.

Sedikitnya ada 5 hal yang perlu diperhatikan dalam event management.

Pertama adalah perencanaan yang matang. Perencanaan di sini termasuk pembuatan konsep, pengaturan waktu, pembuatan desain acara, penentuan timeline acara, serta kegiatan lainnya yang berhubungan dengan perencanaan kegiatan. Dalam membuat event peluncuran produk baru misalnya, kita harus bisa membuat desain acara semenarik mungkin yang menonjolkan keunggulan produk baru, dan tentunya melibatkan banyak aspek, mulai perencanaan lokasi, media yang diundang, pengunjung acara yang akan dihadirkan, pengisi acara, hingga konsep acara.

Kedua adalah pembiayaan yang terukur. Arus pengeluaran dan pemasukan kas pembiayaan event juga harus dikontrol dengan jelas, sehingga tidak menjadikan penyelenggara event rugi karena tidak bisa mengelola arus kas.

Kotiga adalah tim yang solid dan andal. Kita tidak akan bisa melakukan semua pekerjaan mulai dari perencanaan hingga eksekusi event sendirian. Tentunya dibutuhkan tim dan manajemen pengelolaan yang baik, setiap anggota tim sebaiknya memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing

masing

Keempat adalah time management.

Event management akan selalu terkait dengan dateline, karena waktu seakan berjalan dengan cepat. Jika tanpa disiplin pada time management yang telah disepakati, maka event bisa berantakan

Kelima, adalah eksekusi event yang berkesan. Pastikan pasca event, pengunjung atau peserta mempunyai kesan atas acara yang terselenggara, dan pastikan itu kesan positif